Статьи

After Action Review (AAR): ключ к непрерывному обучению

2024-10-08 11:34 Инструментарий
В этой статье вы узнаете, как применять AAR для регулярного улучшения процессов: когда проводить, какие вопросы задавать, как фиксировать результаты и внедрять изменения.
Для кого этот материал: менеджеры, продуктовые команды, методологи, руководители.
Что именно читатель получит: практическое руководство, примеры применения, чек-лист или шаблон.
Часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда по завершении проекта необходимо проанализировать его исход, извлечь уроки и понять, что пошло не так. Это действие носит название постмортем, что в прямом переводе с латинского означает «после смерти».
Post-mortem и Pre-mortem — это два разных инструмента, которые работают в разных временных точках, решают разные задачи и формируют разные когнитивные режимы у команды.
В управлении продуктами постмортем может быть отличным инструментом для анализа, однако у него есть один значительный недостаток: все происходит уже после завершения проекта, и часто — уже после неудачи. В этом контексте появляются такие вопросы, как «кто виноват?» и «что мы могли бы сделать по-другому?», что может вести к негативным последствиям, таким как поиск виновных, вместо акцента на улучшении процессов. Это проблема большинства постмортемов.
В отличие от постмортемов, которые имеют дело с анализом ошибок после факта, практика After Action Review (AAR) предлагает иной подход — анализ в процессе работы. Эта практика, происходящая из военной практики, была адаптирована для гражданского использования, и ее целью является проведение регулярных обзоров проекта для быстрого применения извлечённых уроков. Важнейшая особенность AAR заключается в том, что он не направлен на поиск виноватых, а фокусируется на понимании причин, анализа хода событий и внесении улучшений уже на этапе реализации проекта.

Что такое After Action Review?

AAR — это анализ хода проекта, который проводится в ходе его выполнения, а не по завершении.
AAR помогает собирать уроки, которые могут быть тут же использованы на практике. Это помогает командам быстро корректировать действия и улучшать результаты ещё до завершения проекта. Основные вопросы, на которых строится AAR:
  1. Каковы были наши намеренные результаты? Что мы планировали?
  2. Какие фактические результаты мы получили? Что на самом деле произошло?
  3. Почему мы получили такие результаты? Что вызвало эти результаты?
  4. Что мы будем поддерживать и улучшать? Что можно сделать лучше в следующий раз?
AAR помогает своевременно выявлять и внедрять улучшения, не дожидаясь конца проекта.
Преимущество AAR заключается в том, что он создает культуру постоянного улучшения. Вместо того чтобы ждать окончания проекта, команда регулярно останавливается для обсуждения хода работы и внесения изменений на ходу. Такой подход позволяет оперативно реагировать на возникающие проблемы и избегать критических ошибок на более поздних этапах.

Структура проведения AAR

AAR проводится в небольших группах, что обеспечивает тесное взаимодействие участников. Каждая сессия AAR короткая, структурированная и направлена на конкретные аспекты текущего проекта.
Рассмотрим основные этапы проведения AAR.
Определение целей и ожиданий:
— Соберите всех участников проекта.
— Обсудите цели встречи и правила взаимодействия.
— Совместно оцените и кратко опишите ключевые события или действия, которые привели к текущим результатам.
Анализ фактических результатов:
— Участники объясняют, что на самом деле произошло с их точки зрения.
— Используйте направляющие вопросы для стимулирования обсуждения:
  • «Почему мы предприняли определенные действия?»
  • «Как вы отреагировали на эту ситуацию?»
  • «Когда были приняты конкретные решения и почему?»
Извлечение уроков:
— Соотнесите события с последующими результатами.
— Участники делятся своими историями и опытом, объясняя, что сработало, а что — нет.
— Проанализируйте альтернативные варианты действий, которые могли бы привести к другим результатам.
Планирование улучшений:
— Обсудите ключевые моменты обсуждения и определите, что нужно поддерживать или улучшать.
— Распределите задачи для последующих действий.
— Зафиксируйте успешные идеи и поощрите участников предлагать новые способы улучшения процесса.
Применение уроков на практике:
— Определите, когда и как можно использовать полученные знания.
— Зафиксируйте ключевые уроки и определите ответственных за их внедрение в следующих итерациях проекта.

Основные принципы AAR

Что делает AAR действительно эффективным? Вот несколько ключевых принципов, которые помогают извлекать максимальную пользу из этого процесса:
  1. Ориентация на причину событий: AAR помогает не только фиксировать факты, но и разбираться, почему именно те или иные события произошли. Это способствует лучшему пониманию того, как улучшать процессы в будущем.
  2. Сравнение планируемого с фактическим: Важно чётко понимать, какие цели стояли изначально и как они сопоставляются с реальными результатами. Такое сравнение позволяет увидеть отклонения и их причины.
  3. Активное участие: Все участники AAR должны быть вовлечены в процесс. Это не просто формальное обсуждение — каждый участник делится своим опытом и взглядами.
  4. Доверие и обратная связь: Одна из важнейших составляющих AAR — это атмосфера доверия, где каждый может открыто высказываться. Обратная связь должна быть конструктивной, и критика идей — а не людей — является важным принципом.

Преимущества AAR перед постмортемами

В отличие от постмортемов, которые проходят один раз после завершения проекта, AAR проводится в ходе реализации.
Этот подход позволяет:
— Своевременно корректировать ошибки: Нет необходимости ждать окончания проекта, чтобы понять, что что-то пошло не так. Вы можете вносить изменения по ходу выполнения.
— Избегать поиска виноватых: Вместо того чтобы задаваться вопросом, кто виноват, команда фокусируется на том, как можно улучшить ситуацию.
— Поддерживать культуру обучения: AAR стимулирует постоянное обучение, улучшение и рост, что делает его важной частью управления проектами в современных условиях.

Заключение

Практика After Action Review (AAR) — это инструмент для анализа результатов проекта, мощный способ создания культуры постоянного улучшения. Проведение AAR на регулярной основе помогает продуктовым командам быстро адаптироваться к изменениям, учиться на ошибках и усиливать свои сильные стороны. Это важный элемент любого успешного проекта, и его применение может значительно повысить эффективность работы команды.
Когда каждый участник осознает, что ошибки — это не повод для обвинений, а возможности для роста, проект обретает новую динамику, способствующую успеху.